Søknadsprosessen:
Søknad kontrolleres opp mot sertifiseringsorganets godkjennelse i forhold til NACE bransje for søker før en sjekker ut andre forhold som potensiell habilitet, hvorvidt selskapet anses klart for en sertifisering, etc.
Møter søker gjeldende krav vil en formell sertifiseringsavtale bli inngått. Avtaleperioden er på 3 år m/ opsjon på forlengelse.
Gjennomføring:
En 1. trinns gjennomgang blir foretatt for å verifisere at søker er klar for en hovedgjennomgang.
Forutsatt at trinn 1 kvalifiserer for dette, blir trinn 2 gjennomført iht. avtalt plan.
Gjennomgang finner sted iht. fastsatt revisjonsplan/agenda og etter sjekklister for bruk.
Funn (avvik og observasjoner) blir notert og dokumentert under gransknings og intervjuprosessen.
Oppsummeringsmøtet gir status etter gjennomgang, evt avvik diskuteres og tid for lukking fastlegges. Den reviderte part gis informasjon om sertifiseringskrav er møtt, eventuelt hva som må iverksettes av korrektive tiltak, etc.
En egen Evalueringsrapport (revisjonsrapport) blir etablert og oversendt kunde. Denne gir en detaljert status iht. revisjonsplan (agenda) og gjeldende akkrediteringsstandard for ROLI Certification AS.
Sertifikat utstedes iht. gjeldende krav, og kunde blir samtidig formelt orientert om krav til LOGO bruk, m.m.
Prosess for innvilgelse, avslag, opprettholdelse og fornyelse av sertifisering:
Ved oppfyllelse av sertifikatkrav og lukking av alle avvik vil systemsertifikat bli utstedt til kunde.
Et sertifikat er gyldig for en periode på 3 år etter utstedelsesdato. Dette forutsetter årlig oppfølging i sertifiseringsperioden.
Dersom en kunde av forskjellige årsaker ikke tilfredsstiller krav til sertifisering, vil ikke sertifikat bli utstedt.
Suspensjon eller tilbaketrekking av sertifisering, utvidelser eller reduksjon i sertifiseringsomfang:
Suspensjon kan enten være:
- Suspensjon besluttet av sertifiseringsorgan
- Frivillig suspensjon søkt fra kunde
Førstnevnte kan skyldes utilfredsstillende forhold med sertifiseringen over en definert periode hvor sertifiseringsorganet har uttrykt at det ikke har tillit til at selskapet skal være sertifisert.
Normalt betyr dette at en rekke forhold (avvik) ikke er tilfredsstillende løst:
I tilfellet Frivillig suspensjon, innebærer det at kunde kan søke om at sertifiseringen «settes på hold» i en periode da bedriften må handtere interne utfordringer.
Eksempler på dette kan være oppkjøp/nedsalg, strukturelle endringer,
I forbindelse med frivillig suspensjon er selskapet forpliktet til ikke å markedsføre seg som en sertifisert bedrift, til ikke å bruke Logoer som er knyttet til sertifisering.
Tilbaketrekking av sertifisering kan forekomme ved alvorlige svikt hos kunde, ved konkurser, nedleggelse eller fusjoner, etc.
Utvidelse av sertifisering må håndteres i form av søknad til sertifiseringsorgan.
Reduksjon i omfang av sertifisering kan tilsvarende forekomme ved endringer i selskapets oppbygging, leveranser, m.m.
ROLI Certification AS har detaljerte prosedyrer som beskriver alle sider ved selskapets sertifiseringsprosess.
Som for søknad om utvidelser, sendes informasjon om dette til sertifiseringsorganet.